Comment organiser les fichiers

Lorsque vous développez un système pour gérer l'afflux de papier, il est facile de garder le contrôle. Voyez comment organiser des fichiers et des documents importants, en plus d'apprendre les bonnes habitudes qui vous aideront à apprivoiser le tigre de papier, de façon permanente.

Mise à jour: 17 février 2017 Sauvegarder le pin FB

Central In-Box Désignez un endroit pour tous les papiers entrants: courrier, reçus, journaux scolaires, prospectus, tout. Une seule pile, même si elle's considérable, bat plusieurs plus petits qui poussent comme des champignons autour de la maison.

Fichier d'action Parcourez votre boîte de réception tous les jours pour extraire les éléments qui nécessitent votre attention. Triez-les par niveau d'urgence dans un "fichier d'action" en trois parties. Gardez le fichier à l'air libre pour que vous'N'oubliez pas de vérifier souvent.

Station de déchets Gardez un déchiqueteur, un bac de recyclage et une poubelle à portée de main pour pouvoir jeter le papier non désiré dès son entrée dans la maison, avant qu'il ne soit envoyé dans la boîte de réception..

Classeur Si l’espace le permet, ayez un classeur pour les papiers qui ne'pas besoin d’action, juste d’archiver. Sinon, rassemblez les documents à classer dans une boîte ou un dossier facile d'accès. Transférez-les dans un entrepôt à long terme, où que ce soit, mensuellement.

Organiser des documents importants

Charlotte Steill, organisatrice de Simply Put Organizing, possède un système simple permettant d'identifier, de stocker et de traiter les documents nécessitant une attention particulière, le tout en quelques minutes par jour:

1. Configurer un fichier d'action Décidez quel type de conteneur de fichiers en trois parties convient à votre style d'organisation et à l'espace disponible. Étiquetez les sections "Do Now", "Do Later" et "En attente".

Pointe: Le système que vous avez configuré pour vos papiers d’action - un fichier accordéon, une trieuse de bureau câblée, des tiroirs empilables, des dossiers colorés - doit correspondre à votre style de classement. Si vous'En tant que pilote, vous avez besoin d’un rappel visuel pour traiter les documents. Des bacs d'empilage en plastique transparent provenant d'un magasin de fournitures de bureau vous indiquent quand vous devez agir sur chaque catégorie. Si vous'En tant que déposant, vous aimez tout à la place avec un fouillis visuel minime. Une boîte de fichiers de bureau équipée de trois dossiers étiquetés garde les éléments d'action à proximité mais reste soignée.

2. Triez votre boîte de réception Pour chaque article de votre boîte de réception, demandez-vous, Quelle est la prochaine action à entreprendre et quand? La réponse vous demandera de la classer dans l’une des catégories suivantes:

• "Faire maintenant" inclut tout ce dont vous avez besoin pour agir la semaine prochaine. Exemples: factures à payer, permis d'autorisation, invitations à des fêtes avec RSVP
• "Do Later" contient les éléments sur lesquels vous prévoyez d'agir au cours des trois prochains mois. Exemples: prospectus de vacances, offre de refinancement de votre banque, catalogue contenant l’objet de votre achat
• "En attente" inclut tout ce sur quoi vous attendez une réponse. Exemple: reçu pour un achat par correspondance qui n'a pas't arrivé

Tout ce qui se trouve dans votre boîte de réception est probablement une archive ou un document de référence. Les documents d'archives, tels que les relevés bancaires, appartiennent au classeur. Pas de bureau à domicile? Cachez un classeur sous une console recouverte de tissu dans votre salon ou votre salle à manger. Au moment de l'impôt, place à l'année à venir's papiers en déplaçant d'anciens documents dans un fichier accordéon; puis déplacez le fichier vers un stockage hors-jeu.

3. Gérez votre fichier d'action "Pensez-y comme à un être vivant et respirant, comme un poisson, qui doit être nourri tous les jours", explique Steill. Ici's comment faire face aux documents entrants et à ceux qui attendent dans votre dossier d’action, pour que rien ne passe inaperçu:

• Tous les jours ou tous les deux jours: triez les papiers de votre boîte de réception dans le fichier d'actions. En outre, ouvrez votre fichier Do Now et prenez des mesures rapides pour les éléments les plus urgents..
• Une fois par semaine: visitez votre fichier Do Later et prenez toutes les mesures que vous pouvez, en déplaçant des éléments vers d'autres fichiers de votre système ou dans le bac de recyclage. Jetez un coup d'œil à En attente et faites un suivi au besoin. Lorsque les éléments se résolvent d'eux-mêmes, recyclez le papier ou mettez-le de côté pour le stocker à long terme..
• Une fois par mois: déplacez les documents d'archives vers votre solution de stockage à long terme.

Classer divers papiers

Don'Ne laissez pas tous les papiers divers que vous voulez économiser boucher votre boîte de réception ou l’empiler dans la maison. Gardez-les à portée de la main mais hors de vue avec ces idées.

Articles que vous voulez lire Conservez une enveloppe de document dans votre voiture ou votre sac pour pouvoir lire pendant que vous attendez.

Pages d'inspiration et de référence de magazines Stockez ces pages dans un dossier accordéon avec des étiquettes pour chaque catégorie, telles que des idées de décoration ou des idées de repas.

Coupons et Recettes Rangez un portefeuille de coupons avec des diviseurs dans votre sac à main ou votre voiture.

Enfant's art et travail scolaire Une boîte à couvercle sur une étagère est parfaite pour ranger vos enfants's travail scolaire. Ramassez les journaux quotidiens ici lorsque vous décidez s'ils're gardiens.

Livres d'instructions et garanties Conservez ces informations dans la même pièce que l'article, dans un porte-revues si vous stockez plusieurs manuels. Agrafez le reçu et la carte de garantie à la couverture.

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