Créer une liste d'invités

Vous ne savez pas combien de personnes inviter ou qui inviter? Nous avons tout couvert dans notre guide de la liste des invités.

Mise à jour: 17 février 2017 Sauvegarder le pin FB Écrire vos émotions vous aide à les gérer.

Décider quels parents inviter à la réunion peut poser des problèmes inattendus. Les familles peuvent être grandes, petites, éloignées, très unies, en conflit ou complètement déconnectées. Devriez-vous inviter tous les descendants vivants de la famille Osenhoffer, qui se sont installés à Boston à la fin des années 1700? Faut-il laisser l'oncle Al excentrique parce qu'il a tendance à embarrasser tout le monde avec ses blagues? Consultez nos conseils et astuces à prendre en compte lors de l'établissement d'une liste d'invités.

Taille de groupe

Sélectionnez une taille de groupe que vous pensez pouvoir gérer. Certains organisateurs suggèrent de commencer petit (parents, enfants et petits-enfants) la première année et d’ajouter des branches de la famille (cousins, tantes et oncles, etc.) pour des réunions ultérieures. Si votre famille est petite pour commencer, invitez tout le monde. Certains organisateurs pourraient être plus enclins à rassembler tous les cousins ​​dispersés dans le monde. D'autres qui recherchent des racines familiales pourraient élargir la liste pour inclure tous les descendants d'un certain ancêtre. Il existe de nombreuses façons d’agrandir ou de limiter la liste des invités. La ligne du bas: vous seul pouvez décider où tracer la ligne.

Certaines familles sont petites et soudées, ce qui facilite la tâche de trouver tout le monde. D'autres peuvent être très éloignés, ce qui rend la tâche de trouver ces personnes plutôt ardue. Mais la persistance est payante. Voici quelques astuces:

• Nommer une famille "limier". Choisissez quelqu'un qui aime la recherche et qui est prêt à prendre le temps et les efforts nécessaires pour obtenir des résultats. Assurez-vous que votre limace's nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique apparaissent dans tous les envois de réunion.

• Inclure une liste des membres de la famille "manquants" dans chaque mailing et demander à toute personne ayant une piste de contacter le responsable de la famille. Tout petit indice peut aider.

• Quelques indices permettant de rechercher: Nom de la ville natale; écoles fréquentées et années d'obtention du diplôme; âge; Occupation; appartenance religieuse; nom marié; intérêts spéciaux ou formation; affiliation à une communauté et / ou à un club (conseil municipal; APT, etc.)

• Découvrez ces livres, qui peuvent s'avérer être des ressources utiles: --

Trouver n'importe qui rapidement par R. Johnson et Debra Johnson Knox (MIE Publishing, 1997) -- Obtenez les faits sur n'importe qui par Dennis King (Prentice Hall / Macmillan, 1999) -- Le répertoire des associations familiales, 4ème édition (2001), Genealogical Publishing Company, 1001 N. Calvert St., Baltimore, MD 21202; 800 / 296-6687; 34,95 $ plus frais de port et de manutention.

• Embaucher un généalogiste professionnel. Pour localiser un généalogiste près de chez vous, consultez la liste des personnes certifiées par le Conseil d'administration pour la certification des généalogistes. Là'Il n’ya aucun frais pour lire la liste en ligne. Ou visiter Everton's Aide généalogique magazine online, qui propose un service de recherche payant.

Commission de certification des généalogistes

Everton's Aide généalogique

• Imprimer une annonce de réunion dans un journal ou un magazine.

• Utiliser des moteurs de recherche Internet tels que Google ou Yahoo pour un nom spécifique ou une recherche de pages blanches.

Google

Yahoo

Mouton noir

Devriez-vous inviter le soi-disant "mouton noir" de la famille? À moins que cette personne n'ait commis un crime odieux et impardonnable, invitez-la à la réunion. (Encore incertain? Le vol à main armée est un crime odieux; oublier de téléphoner à mamie Louise le jour de son anniversaire ne l’est pas.) Les réunions ont pour but de rassembler les gens, pas de créer des brèches. Il'Il est généralement préférable d’inviter la personne et de la laisser décider de venir ou non..

Contrairement à la planification d’autres événements spéciaux comme un mariage ou une fête d’anniversaire, les réunions exigent une communication continue. À moins que la réunion ne soit très petite et que tout le monde habite à proximité, une invitation unique ne suffit généralement pas. Vous devrez peut-être envoyer environ trois annonces pour que tout le monde reçoive le message et ait le temps de répondre et de planifier le voyage. Même si cela peut sembler beaucoup de travail (et ça l'est toujours), maintenir la communication est le meilleur moyen de susciter l'intérêt, de créer une dynamique et de faire participer tout le monde au processus de planification..

Premier envoi

Cet envoi "exploratoire" initial - qui devrait être envoyé environ 18 mois à un an avant le grand événement - peut prendre la forme d'une lettre ou d'un dépliant. Pour donner le ton et encourager la participation, assurez-vous que la lettre est aussi enthousiaste que possible. Dites aux membres de la famille qu’une réunion est prévue. Sollicitez la participation de la famille en demandant des dates, heures et lieux préférés, des idées pour la réunion et un appel à volontaires. Pour limiter le champ, proposez des suggestions concrètes quant à l’heure et au lieu (par exemple, "Memorial Park à Bergenfield le 4 juillet", au lieu de "Comté de Bergen à un moment donné en juillet"). Vous devriez également demander combien d’argent les gens sont disposés à dépenser pour la réunion par jour et donner des fourchettes de prix. Si vous'Vous essayez toujours de traquer des membres de votre famille perdus depuis longtemps, cet envoi initial est un bon moment pour demander des pistes.

Pour augmenter les chances de recevoir une réponse, incluez une date limite (environ quatre semaines), une enveloppe affranchie pré-adressée (si votre budget le permet), ainsi que les numéros de téléphone et adresses électroniques de tous les membres du comité de réunion. Pour aider à retrouver les parents disparus, incluez les informations de contact de la famille "détective" pour les retrouver.

Deuxième mailing

Ce second envoi, qui devrait être envoyé six à neuf mois avant la réunion, est l’annonce faite à tous's attendait. Si le budget et le temps le permettent, vous pouvez envoyer des invitations officielles et imprimées. Mais la plupart des familles optent pour des lettres ou des prospectus faits maison, agrémentés d’œuvres d’art, de photos, de polices intéressantes et / ou d’un emblème familial afin de le rendre accrocheur (voir Newsletters, ci-dessous). Le courrier électronique fonctionne bien pour rester en contact avec les individus et répondre aux questions. Mais en ce qui concerne les invitations, les bons prospectus à l'ancienne pouvant être collés au réfrigérateur semblent mieux fonctionner.

Cet envoi doit inclure les éléments suivants: heure, date et lieu de la réunion; information sur l'hébergement; inscription gratuite; un formulaire d'inscription (parfois fourni par l'hôtel / l'établissement); procédure de paiement; politique de remboursement d'annulation; directions; et quoi apporter. Vous pouvez également utiliser cette opportunité pour solliciter des volontaires et demander des suggestions pour des programmes et des jeux. Demander des commandes de t-shirts / casquettes.

Certaines familles incluent également une enquête qui peut être utilisée pour créer un livret de famille ou pour planifier des programmes lors de la réunion. Les questions pourraient inclure: les noms et les anniversaires de tous les membres de la famille, y compris les enfants; les professions; les anniversaires; loisirs préférés, recettes, etc..

Assurez-vous d'inclure une date limite pour les réservations et les réponses, une enveloppe pré-affranchie pré-adressée (si votre budget le permet), ainsi que les numéros de téléphone et adresses électroniques de tous les membres du comité de réunion..

Troisième mailing

Environ six à huit semaines à l’avance, envoyez un dernier courrier. Si vous souhaitez simplement exacerber l'excitation et rappeler aux gens l'heure, le lieu et les mises à jour ou modifications mineures, envoyez une carte postale informelle. Vous pouvez également envoyer une lettre plus longue et plus complète qui devrait inclure des informations mises à jour. modifications de dernière minute ou ajouts aux plans originaux; un «coup de pied dans le pantalon» pour les retardataires et les procrastinateurs (encouragez-les à y assister en incluant une liste des participants); un calendrier de réunion; carte et instructions; informations sur la location de voiture; horaires de transport en commun; et une liste de choses à apporter (liste de vêtements, souvenirs, insectifuge, crème solaire, appareils photo, film, etc.).

Lettres d'information

Avec toute l'excitation qui règne dans l'air, certaines familles lancent des bulletins d'information (ou des pages Web) afin de rester en contact, de fournir des mises à jour sur les projets de réunion et de renforcer les liens familiaux. Les bulletins d'information pourraient contenir des articles soumis par divers auteurs familiaux, des dates historiques, des photos, des jeux-questionnaires, des blagues, des annonces de naissance et de décès, des mariages, de nouvelles adresses, des enfants' contributions, etc..