Choisissez la date, la durée et le lieu

Avec un peu de patience et de travail d'équipe, vous pouvez choisir un lieu et une date de réunion qui convienne à presque tout le monde. Voici comment.

Mise à jour: 17 février 2017 Sauvegarder le pin FB Obtenir un consensus de groupe sur une date et un lieu ne doit pas être difficile.

Quoi's la décision la plus importante lors de la planification d’une réunion de famille? "Fixez une date pour que les membres de la famille puissent la mettre sur leur calendrier avant de planifier leurs vacances", déclare Tom Ninkovich, auteur de Manuel de réunion de famille (Reunion Research, 1998). Et rappelez-vous que l’aspect essentiel du choix d’une date de réunion est de vous en tenir à votre décision finale. Changer la date ne fera que ravager les autres. Points à considérer lors du choix d'une date: Planifier à l'avance. La plupart des réunions doivent être planifiées un à deux ans à l’avance. La planification préalable vous permet de réserver le lieu de réunion idéal. Planifier à l’avance permet également aux participants de réserver du temps de vacances et d’économiser l’argent dont ils pourraient avoir besoin pour participer.. Obtenir un consensus. Don't juste choisir la date'C'est juste pour vous. Interrogez les membres de votre famille pour éviter les conflits de temps. Si des membres de la famille doivent absolument y assister (par exemple, les grands-parents), vérifiez d'abord avec eux. Puis choisissez une date qui's mieux pour la plupart des gens. Il y a plusieurs façons de choisir une date. Vous pouvez proposer 3 ou 4 options différentes et faire en sorte que les membres de la famille envoient leurs votes dans un délai déterminé. Vous voudrez peut-être expliquer pourquoi certaines dates pourraient être meilleures que d’autres. Par exemple, votre mailing initial pourrait indiquer: "L’oncle Bert fêtera ses 80 ans le 10 juin.'N’est-il pas formidable de rendre hommage à notre oncle préféré en organisant une réunion de famille ce week-end? "Proposez ensuite deux ou trois autres dates possibles en guise de sauvegarde. Informez les membres de votre famille que la majorité règne. Malheureusement, il y aura toujours un conflit. Un La meilleure façon de résoudre ce problème est de fixer des dates possibles pour les deux réunions suivantes.'t assister à cette fois-ci, espérons-le, à la prochaine.

Idées de dates

Sélectionnez une date. Voici quelques suggestions:

• Jalon familial ou journée spéciale: Ces types de dates peuvent inclure un anniversaire en argent ou en or, un grand-parent's ou aîné's anniversaire, un mariage ou une remise des diplômes, un ancêtre's anniversaire ou date d'immigration, fête de départ à la retraite, naissance ou fête ethnique ou religieuse.
• Période de l'année / saison: "La plupart des réunions de famille ont lieu entre juin et septembre, car il fait meilleur temps, les voyages sont plus faciles, les cours sont terminés et l'été est la période traditionnelle des vacances", explique Ninkovich. Toutefois, certaines familles préfèrent profiter de forfaits "hors saison", qui incluent avril-mai, octobre-novembre et décembre-février (sauf dans les stations balnéaires tropicales et les domaines skiables). Les logements et les tarifs aériens ont tendance à être plus bas à ces heures. Les inconvénients sont que les conditions de voyage peuvent être difficiles (pensez à la neige) et que les enfants ont tendance à aller à l'école.
• Vacances: Dans certaines villes, les jours fériés légaux tels que le Memorial Day, le 4 juillet et la fête du Travail sont considérés comme "hors saison", car les voyageurs d'affaires habituels sont en vacances. Les longs week-ends de vacances sont généralement parfaits pour les réunions dans des villes telles que Chicago, New York et Washington, D.C. N'oubliez pas que Thanksgiving ou les vacances de fin d'année fonctionnent bien pour les petites réunions proches de chez vous. Mais ces vacances habituellement't fonctionne bien pour les familles nombreuses ou géographiquement éloignées, car la plupart des gens ont tendance à se concentrer davantage sur leurs propres familles nucléaires en cette période de l'année.

Une date, un week-end ou un mois de réunion spécifique: "De nombreuses familles fixent une date de réunion particulière sur laquelle elles peuvent compter d'année en année, comme le 'deuxième samedi d'août,'"Ninkovich dit." La réunion ne peut pas avoir lieu chaque année, mais quand il est tenu, tout le monde sait quand il le sera. "

Décider de la durée de la réunion

Les réunions peuvent durer de l'après-midi à trois jours ou plus. "En règle générale, plus les gens sont éloignés, plus la réunion doit durer longtemps", a déclaré Ninkovich. Peu de gens vont traverser le pays pour le thé de l'après-midi. Petites réunions moyennes une journée. Les grandes réunions durent environ deux ou trois jours. Tu ne'Je ne veux pas qu’ils durent trop longtemps, conseille Ninkovich. "Votre prochaine réunion en profitera si vous les laissez en vouloir plus."

Après avoir décidé quand la réunion aura lieu, la prochaine grande décision est: Où? Les possibilités peuvent sembler infinies. Les exemples incluent les parcs d’attractions, un camp, une église, des dortoirs universitaires, des condos, des centres de conférence, un bateau de croisière, des sites historiques, une maison, des hôtels, des péniches habitables, des motels, des réserves naturelles, un parc, un ranch ou une ferme, des centres de villégiature et zoos. En général, votre choix dépend de la taille de la réunion, de la période de l’année, de l’accessibilité et du type de réunion que vous souhaitez.'D souhaitez avoir (par exemple, un petit pique-nique, une croisière, un voyage de camping rustique, etc.) Gardez à l'esprit qu'aucun site ne sera parfait. "Si c'est bon et pas cher, c'est qu'il est situé à distance. Bon prix et pratique? L'esthétique a beaucoup à désirer", déclare Jennifer Crichton, auteur de Réunion de famille (Workman Publishing, 1998). "Les réunions concernent la vie de famille et la vie de famille est plus une affaire de compromis que de perfection." Cependant, il est possible de trouver un site qui réponde à la plupart de vos besoins. Voici quelques éléments à prendre en compte pour quatre types de réunions de base..

Les questions à poser comprennent:

• Avez-vous assez d’espace pour que tout le monde puisse s’asseoir et manger confortablement, avec suffisamment d’espace pour que les enfants puissent courir?
• Combien de tables et de chaises peuvent contenir dans la cour?
• Y a-t-il assez de place à l'intérieur en cas de mauvais temps?
• Y a-t-il de la place pour une tente?
• Votre maison, votre rue ou vos voisins peuvent-ils accueillir un parking??
• Êtes-vous disposé à "laisser les choses aller" afin d'accueillir une foule nombreuse dans votre maison? Les petits enfants courent peut-être dans votre maison (alors rangez les objets fragiles). Votre pelouse peut être battue. Vous pouvez récupérer des gobelets en papier, des assiettes et des serviettes dans chaque crevasse de votre propriété longtemps après le départ de vos invités. Demande toi, 'Puis-je gérer le désordre?'

Si la réponse à beaucoup de ces questions est "non", vous pouvez envisager les parcs publics comme une autre option (voir Hometown Reunion à la page suivante)..

Ce type d’événement a très probablement lieu dans la famille's ville natale d'origine. Les questions à vous poser comprennent:

• Si votre maison n'est pas'Pas assez grand pour accueillir une foule, y a-t-il des parcs publics ou des réserves naturelles à proximité pouvant accueillir votre clan??
• Le parc a-t-il un abri ou un pavillon pour vous protéger du soleil ou de la pluie?
• Avez-vous besoin de réserver à l'avance? Si oui, quand?
• Avez-vous besoin d'un permis? Si tel est le cas, renseignez-vous sur les détails, tels que comment et quand appliquer et combien cela coûtera..
• Le site est-il accessible en voiture ou en bus? Y a-t-il un parking?
• Est-ce accessible en fauteuil roulant (si nécessaire)?
• À quelle distance se trouvent les toilettes? (Vous devrez peut-être louer des toilettes portables.)
• Y a-t-il de l'eau pour boire et / ou se laver sur le site?
• Quelles installations sont disponibles pour vos invités (par exemple, baseball, tennis, terrain de jeu, plage ou lac, navigation de plaisance, etc.)?
• Les grillades sont-elles autorisées??
• Y a-t-il une ordonnance concernant les boissons alcoolisées?
• Combien de tables / bancs de pique-nique sont disponibles? Y a-t-il une zone ombragée pour les couvertures de pique-nique?
• Est-ce que l'électricité est disponible ou avez-vous besoin d'un générateur (pour des choses comme un microphone, des instruments de musique, etc.)??
• Le parc fournit-il des patrouilles de sécurité??

Les réunions plus longues d'une durée de 3 à 4 jours nécessitent généralement des hébergements plus grands, tels que des hôtels, des motels, des centres de villégiature, des dortoirs ou des centres de conférence. Une fois que vous'Comme vous avez indiqué l’emplacement géographique de votre réunion, vous pouvez contacter l’office du tourisme local, les chambres de commerce et les offices de tourisme et des congrès. Ces professionnels peuvent vous aider à trouver un hébergement, des restaurants, des visites guidées, des traiteurs, des photographes, etc. Les questions concernant l'hébergement doivent inclure:

• A quelle distance se trouve le site des aéroports et des gares locales? Est-ce que le transport est fourni? Y a-t-il un accès aux transports en commun?
• L'établissement dispose-t-il de tarifs de groupe??
• Existe-t-il des réductions (par exemple, pour les tarifs "hors saison")?
• Existe-t-il des "cadeaux" (par exemple, une chambre gratuite pour un certain nombre de chambres payantes; les enfants séjournent gratuitement)?
• Un dépôt est-il requis? Pour quand est-ce dû? Quelle est la politique de remboursement / annulation?
• Y a-t-il des salles de réunion et / ou de banquet sur place ou à proximité?
• Quels restaurants sont disponibles à la fois sur le site et dans la région?
• Y a-t-il une piscine (intérieure ou extérieure)?
• Quelles autres installations sont à la disposition des clients (spa, gymnase, tennis, café, salon, etc.)? Quels sont les frais?
• L’établissement peut-il vous fournir les noms et les coordonnées d’autres organisateurs de réunions qui ont utilisé le site récemment??
• Un membre de la famille vivant dans la région peut-il effectuer une inspection sur place??
• Y a-t-il des tables, des chaises, des tableaux d'affichage et d'autres équipements disponibles pour l'enregistrement / les présentations? Y a-t-il des frais?

Quelle est la politique de fumer? Des chambres "non fumeur" sont-elles disponibles?

Y a-t-il un accès pour fauteuil roulant (si nécessaire)?

Le stationnement est-il disponible? C'est gratuit? Y a-t-il un terrain public à proximité?

Demandez toujours à l'établissement de vous envoyer un contrat avec tous les détails dont vous avez discuté. Révisez-le attentivement.

Une source utile est Manuel de réunion de famille par Tom Ninkovich (Recherche réunionnaise, 1998).

Camping sur

Pour les réunions qui durent une semaine complète, certaines familles préfèrent camper dans des tentes, des caravanes ou des caravanes. Découvrez ce qui suit:

• En quelles saisons les terrains de camping sont-ils ouverts??
• Quels sont les frais? Combien de temps à l'avance avez-vous besoin de réserver?
• À quelle distance se trouve le site par rapport à la plage, la ville, le quartier historique, les montagnes / sentiers de randonnée, les magasins, les parcs nationaux ou nationaux, les parcs à thème et / ou les zones touristiques les plus proches?
• Quels types d'hébergement sont disponibles (p. Ex. Tentes, remorques / véhicules de camping, gîtes ou couchettes)?
• Des branchements pour l'eau et l'électricité sont-ils disponibles??
• Quelles installations sont fournies (par exemple, barbecues, feux de camp, sites / abris couverts, nourriture, glace, dépendances / toilettes, douches chaudes / froides, tables et bancs, ramassage des ordures, blanchisserie)?
• Quelles activités sont situées à proximité (par exemple, la navigation de plaisance, la randonnée, le sport, la randonnée, la natation, la pêche, etc.)?

Location de condos, une maison ou des dortoirs

Une autre option consiste à louer des condos, une maison ou des dortoirs. Pour les dortoirs, parfois disponibles en été, contactez le service du logement des collèges de votre région de réunion. Pour en savoir plus sur la location de condos, adressez-vous à la chambre de commerce, à l’office du tourisme ou au bureau des congrès et des visiteurs. Vous pouvez également rechercher dans les Pages Jaunes, sur papier ou en ligne, les agents immobiliers locaux, qui publient souvent des brochures contenant des informations sur la location de condos ou de maisons..

Yahoo

Verizon Superpages

Lors de la réservation, assurez-vous de demander:

• En quelles saisons les chambres sont-elles disponibles??
• À quelle distance se trouvent les hébergements des zones de loisirs les plus proches (par exemple plage, ville, quartier historique, montagnes / sentiers de randonnée, magasins, parc national ou national, parc à thème et / ou zone touristique)?
• Quelles sont les installations disponibles dans les chambres (par exemple, salles de bains / douches dans les chambres ou les couloirs, réfrigérateurs, fours, micro-ondes, glace, etc.)?
• Les chambres ont des climatiseurs?
• Les draps et les serviettes sont-ils fournis?
• Où se trouve la laverie la plus proche?
• Existe-t-il une salle commune pour les réunions, les repas, les fêtes, etc.? Y a-t-il des frais supplémentaires? La salle doit-elle être réservée à l'avance?

Toujours coincé? Consultez les sources suivantes: Publications:

• Réunion de famille par Jennifer Crichton (Workman, 1998)
• Manuel de réunion de famille par Tom Ninkovich (Recherche réunionnaise, 1998)
• Planificateur de réunion de famille par Donna Beasley (Macmillan, 1997)
• Le recueil de sources sur la réunion de famille par Edith Wagner (Lowell House, 1999)
• Les réunions Cahier d'exercices et catalogue (2001); 414-263-4567

Bureau des congrès et des visiteurs (CVB): organisations à but non lucratif qui représentent des villes ou des régions pour tous types de réunions. La plupart des CVB offrent leurs services gratuitement et peuvent vous aider à obtenir des coûts d'hébergement, des inspections de site et d'autres services en fonction de vos besoins. Consultez les CVB locaux en effectuant une recherche dans les Pages Jaunes en ligne..

Association internationale des offices de tourisme et des congrès

Verizon Superpages

Yahoo (Pages Jaunes)

Annuaire téléphonique: Disponible pour n'importe quelle partie du pays - 800-848-8000 - ou sur CD-ROM à votre bibliothèque locale.

Chambre de commerce: Bonnes sources d’hébergement, d’inspections de sites, de cartes, de brochures d’information, de visites touristiques, etc..