Chronologie de la réunion

Peu importe la taille de votre réunion, notre exemple de chronologie vous guidera dans la planification d'un événement sans faille..

Mise à jour: 17 février 2017 Sauvegarder le pin FB Il n'est jamais trop tôt pour commencer à planifier.

Les réunions de famille sont de toutes formes et de toutes tailles. Une chose qu'ils partagent, c'est qu'ils nécessitent tous une planification préalable. En fait, certaines familles ont besoin de planifier un ou deux ans à l'avance, en fonction de la taille du clan et des distances que les gens doivent parcourir. Plus vous serez organisé, plus les choses se dérouleront sans heurts. Une règle de base: après avoir choisi une date, soyez rapide dans la réservation du site. Après cela, tous les autres éléments devraient se mettre en place.

Vous pensez planifier une réunion? Consultez notre calendrier suggéré et adaptez-le à vos besoins individuels.

2 ans à 18 mois à venir *

• Obtenir le consensus de la famille pour aller de l'avant avec les plans de réunion.
• Former un comité chargé de dresser une liste des dates et des lieux possibles.
• Scout out possibles sites.
• Mettre en place une liste de mailing / téléphone / e-mail.

* Remarque: ce temps est généralement requis pour les grandes réunions ou pour les membres de la famille dispersés dans le monde entier. Pour les petites réunions, telles que les barbecues dans le jardin, vous pouvez condenser le calendrier et commencer à planifier environ 6 mois à l'avance..

18 à 12 mois à venir

• Envoyez un premier mailing annonçant la réunion, ainsi qu'une heure et un lieu provisoires. Demandez aux membres de la famille de répondre s’ils viendront, pour avoir une estimation approximative du nombre de participants..
• Déterminez le budget. Arriver à une somme confortable pour la grande majorité des membres de la famille.
• Choisir une date.

12 à 9 mois à venir

• Si vous réservez un hôtel, un centre de villégiature ou un établissement similaire, réservez un emplacement ou un bloc de chambres.
• Organiser des comités de divertissement / événements, banquets, repas, garde d'enfants, jeux, etc..

9 à 6 mois à venir

• Si vous planifiez une réunion dans un parc, réservez un espace et un abri (si nécessaire).
• Planifiez le calendrier de la réunion et les activités quotidiennes (programmes, conférenciers, remise des prix, visites guidées, etc.).

Envoyez un second courrier annonçant l'heure et le lieu (finalisé) de la réunion, les logements, les types d'activités, le budget, les formulaires d'inscription (si nécessaire) et un appel à volontaires.

Organisez des banquets ou autres arrangements de restauration pour les grands événements.

Contacter un photographe (ou déléguer un membre de la famille en tant que photographe officiel).

5 mois à venir

• C'est un bon moment "entre-deux" pour se détendre. Obtenir un massage.
• Éteignez les feux lorsque cela est nécessaire (par exemple, tante Joy a été accidentellement omise de la liste d'invitations. Envoyez une invitation rapidement!).

4 mois à venir

• Concevez et commandez des t-shirts, des chapeaux ou d’autres souvenirs.

Idées Party Favor

• Confirmez vos réservations, divertissement, photographe, traiteur, etc..
• Choisissez des décorations, en particulier celles qui nécessitent une impression professionnelle (comme des bannières).

Calculez vos besoins en matière de prêt ou de location (par exemple, chaises, tables, glacières, etc.). réserve.

Réserver une tente pour des activités de plein air (si nécessaire).

2 mois à venir

• Envoyer une carte postale de suivi / rappel.
• Dresser une liste des participants; faire des appels de suivi.
• Solliciter des volontaires pour l'installation, le nettoyage, etc. (quels que soient les événements qui les nécessitent).
• Préparer les programmes et les horaires.

1 mois à l'avance

Achetez (ou demandez à un volontaire d'acheter) des articles non périssables (par exemple, des badges nominatifs, des billets de tombola, des fournitures d'artisanat, des décorations, etc.). Pour les pique-niques et les barbecues, veillez à inclure des articles en papier, des sacs à ordures, etc..

Pour les pique-niques et les barbecues, choisissez le menu. Diviser les assignations de potluck.

2 semaines à venir

• Faites une liste de contrôle. Inclure la liste des volontaires et leurs missions.
• Vérifier avec les volontaires et revoir les derniers détails.
• Confirmer les arrangements de réunion avec l'installation.

1 semaine à venir

• Chargez des appareils photo et des caméscopes avec un film / une cassette / des piles.
• Assemblez les paquets de bienvenue, les étiquettes de nom, etc..
• Les "chefs" familiaux doivent acheter les ingrédients et commencer à cuisiner.

Ramassez ou faites vous livrer des "prêteurs" (chaises, glacières, etc.). Organiser l'installation de la tente.

Réunion (s)

• Vérifiez votre liste de contrôle. Organiser des volontaires.
• Amusez-vous bien!

Suivre

• Caressez-vous dans le dos, détendez-vous et profitez des restes.
• Comptabilité complète; régler des comptes.
• Appelez ou écrivez à des volontaires pour les remercier de leurs efforts.
• Envoyez des notes de remerciement au responsable de la localisation, au traiteur, au personnel de l’hôtel et à d’autres personnes si vous le souhaitez.'re content des services fournis.
• Envoyez un mailing / bulletin de suivi à toute la famille, y compris à ceux qui n'ont pas pu y assister, en décrivant les événements du week-end..

• Réfléchissez et évaluez pour la prochaine réunion: qu'est-ce qui a fonctionné? Ce qui n'a pas't?
• Commencez à planifier votre prochaine réunion.