La réunion de famille Uber Une liste de contrôle pour la planification

Un guide mensuel pour aider votre famille à organiser une grande réunion de famille..

Mise à jour: 17 février 2017 Sauvegarder le pin FB

Les grandes réunions de famille sont des occasions merveilleuses de célébrer votre famille's héritage et traditions durables, et votre famille's avenir. Ces types de réunions s'étendent généralement sur plusieurs générations et incluent les quatrième et cinquième cousins, peut-être même plus..

Si vous're planifiant une grande réunion de famille, il'C’est une bonne idée de commencer à mesurer l’intérêt et à recueillir les coordonnées plus d’un an à l’avance. Encore plus important: formez une équipe de parents qui vous aidera à coordonner ce grand événement et tout ce qui va avec. Ici's une liste de contrôle pour vous aider, vous et votre famille, à démarrer!

12-18 mois avant

Créer une liste de diffusion. Commencez par créer une base de données d'adresses postales, de numéros de téléphone et d'adresses de courrier électronique que vous pouvez ajouter et mettre à jour afin que vous puissiez passer le mot. Pensez à créer un "groupe" en ligne sur Yahoo ou sur Hotmail afin de rester facilement en contact.

Déterminer l'intérêt des membres de la famille. Envoyez un sondage familial (par courrier électronique ou postal) pour évaluer l'intérêt d'une réunion, avoir une idée du nombre de personnes qui pourraient y assister, déterminer les dates, les lieux et connaître leur idée de la réunion parfaite..

11-12 mois avant

Former des comités de réunion.

• Coordonnateur de site pour mettre en place des logements
• Le trésorier doit suivre les dépenses et organiser des activités de financement
• Planificateur culinaire pour organiser les menus, planifier les repas, contacter les traiteurs et évaluer les restaurants locaux

Décorateur de décors et d'enseignes

Directeur des événements pour planifier des activités et des divertissements

La secrétaire de la réunion coordonne les communications et gère les demandes de renseignements

Un historien doit fournir des antécédents familiaux au besoin

Photographe / vidéographe pour enregistrer l'événement

Gouvernante en chef pour le nettoyage

Créer un système de budget et de comptabilité.

Commencer la collecte de fonds. Les réunions de famille nombreuse peuvent être coûteuses pour les organisateurs, même lorsque chaque participant paie à sa façon. Voici quelques idées pour vous aider à couvrir vos dépenses ou pour financer la participation de membres de familles éloignées ou de personnes ayant des besoins spéciaux..

• Organisez une tombola, une vente aux enchères ou une vente de garage réservée aux familles, dans laquelle les articles à vendre incluent la grand-mère.'courtepointes, meubles confectionnés, enfants' art, ou souvenirs. Coordonner la vente sur Internet.
• Réalisez un documentaire familial à l'aide d'un logiciel de création de films. Faites un tri à la réunion et vendez des copies.
• Demandez des dons de la famille. Configurez un site Web de réunion sur lequel des dons peuvent être effectués via un compte PayPal, un service en ligne sécurisé vous permettant d'envoyer et de recevoir de l'argent avec un compte chèque ou une carte de crédit en utilisant uniquement une adresse e-mail..

Lieux et installations de recherche.

• Demandez à votre directeur des événements de rechercher des lieux qui répondent à divers intérêts, âges, capacités physiques et ressources financières..
• Le barbecue dans la cour arrière est peut-être le lieu de rendez-vous classique, mais envisagez des occasions de faire de la mémoire, comme un bateau de croisière ou un ranch. Les stations familiales au bord de l’océan ou au bord d’un lac sont idéales; il y a des choses à faire sur l'eau et sur la terre ferme - des activités pour garder les enfants occupés et se prélasser sur la plage pour les adultes.
• De nombreuses zones de vacances ont un "gestionnaire de destination" qui peut vous aider avec les détails de votre réunion. De plus, les hôtels et centres de villégiature désignent souvent un membre de leur personnel de vente en tant que spécialiste de la réunion..

10 mois avant

Finaliser la date et le lieu. Découvrez quels équipements seront disponibles: eau potable, piscine, barbecue, vestiaires, espace intérieur (en cas de pluie), tables de pique-nique, etc..

Planifier l'hébergement.

• Créer une liste de logements locaux et voir si vous pouvez organiser une réduction sur un bloc de chambres.
• Contactez les membres de la famille locaux pour savoir s'ils'd être disposé à accueillir des parents chez eux. Compiler les volontaires' noms et numéros de téléphone dans une liste.

Établissez un calendrier provisoire des retrouvailles, thème et coût approximatif par personne.

Envoyer un e-mail ou mailer avec la date de sauvegarde.

• Inclure un calendrier provisoire de réunion, un thème, un coût approximatif par personne et des options d'hébergement.

Demander des informations sur les proches disparus.

Demandez des informations sur les traditions familiales, les recettes et les activités que vous voudrez peut-être inclure dans votre événement..

Demander des volontaires pour aider à la planification, ou pour apporter de la nourriture, du matériel de bricolage, des filets de volley-ball ou d'autres articles pour le groupe's utiliser.

8 à 9 mois avant

Contacter les volontaires et répartir les tâches selon les besoins.

Embaucher un photographe.

Embaucher un vidéographe.

Location de divertissement -- disc jockey, groupe ou autre divertissement, le cas échéant.

Réserve d'hébergement.

8 mois avant

Calendrier des événements et des activités.

• Sécurisez les professionnels ou les lieux pour vos activités. Par exemple, faire des réservations de rafting, réserver un terrain de balle-molle, engager des guides touristiques ou des instructeurs de yoga..
• Commencez à acheter des articles vous'll aura besoin d'activités artisanales.

Planifier et planifier les repas. Que vous'Si vous faites un pique-nique décontracté, un séjour de camping prolongé ou un week-end à Las Vegas, vous'Vous souhaitez planifier un menu et / ou trouver des restaurants raisonnables pouvant accueillir de grands groupes.

• Créez une liste de tous les repas que vous'tu mangeras ou la nourriture que vous'll faudra.
• Attribuer un aliment à chaque parent.
• Contacter les restaurants pour voir s'ils'll accueillir de grands groupes et faire des réservations puis si possible.

Finaliser les plans pour les faveurs de réunion, vidéo, brochure sur les antécédents familiaux ou t-shirts. Les membres de la famille voudront quelque chose en souvenir de cette grande occasion.

• Demandez à un membre artistique de la famille de concevoir un t-shirt, un chapeau, un sweat-shirt ou un autre vêtement personnalisé.
• Rassemblez des ressources pour votre histoire familiale ou une vidéo.

Si vous décidez de donner des faveurs, les appareils photo jetables et les boîtes d'allumettes sont deux options économiques qui peuvent être personnalisées pour votre événement..

6 mois avant

Envoyer des invitations.

• Incluez les horaires définitifs, les emplacements, les cartes, les itinéraires, les options d’hébergement, les coûts et un calendrier des événements..

Inclure une option d'inscription pour des activités spécifiques, si nécessaire.

Inclure des affectations pour les parents qui se sont portés volontaires pour apporter de la nourriture ou d’autres articles.

Inclure une demande de photos et / ou d'histoires que vous souhaitez inclure dans l'histoire de la famille ou la vidéo.

Inclure une date de RSVP, avec une adresse e-mail, numéro de téléphone ou adresse postale à laquelle ils peuvent répondre. Demander aux membres de la famille de fournir des informations sur leur logement ou leur arrivée, le cas échéant.

5 mois avant

Commencer une liste de ceux qui ont confirmé leur présence, où ils'Ils resteront et quand ils'je vais arriver.

Réserver du matériel de location comme un podium, un microphone, des tables ou des chaises.

Commencez à compiler et à écrire votre brochure ou vidéo sur l'histoire de la famille. Vous'Vous devrez terminer ces quatre mois avant la réunion pour avoir le temps de commander le nombre de copies dont vous avez besoin..

3 à 4 mois avant

Faire les derniers achats.

• Fournitures d'artisanat
• Décorations
• Des faveurs, des t-shirts personnalisés, des appareils photo jetables ou tout autre objet que vous prévoyez distribuer lors de la réunion
• Autre _______________________________

Commandez des copies de l'histoire familiale ou de la vidéo.

Deux mois avant

Confirmer les réservations de restaurant et fournissez votre estimation la plus récente.

Confirmer avec les parents qui apporte de la nourriture ou d'autres fournitures.

Confirmer les lieux de réunion.

Confirmer les activités.

Confirmer l'hébergement.

2 semaines avant

Restaurants de contact avec un décompte final.

Contactez tous les professionnels vous'j'ai embauché et confirmer les heures, les lieux et le nombre final d'invités.

• Photographe
• Vidéographe
• Divertissement
• Coordinateurs d'activités, instructeurs, guides touristiques

Passez en revue votre liste de tâches finale.

Acheter des décorations et des fournitures de dernière minute.

Créer des enseignes et des bannières.

Prendre des dispositions pour donner les restes de nourriture à un abri local ou à un garde-manger.

2 jours avant

Examiner les détails de la réunion avec les comités.

Préparer les derniers paiements et les pourboires pour tous les professionnels et vous aider'ai embauché. Placez-les ensemble dans des enveloppes séparées afin de pouvoir les distribuer rapidement au besoin tout au long de l'événement. N'oubliez pas que vous pouvez envoyer des conseils supplémentaires ultérieurement si leurs performances sont exceptionnelles. Sinon, un pourboire de 10 à 15 pour cent est habituel s'il's non inclus dans leur charge.

Le jour d'avant

Mettre en place et décorer.

Dormir un peu!

Dans les 2 semaines suivant l'événement, vous devrez:

Écrire des notes de remerciement aux participants spéciaux, aux membres de la famille qui ont fait don de leur temps et de leur argent et à toute autre personne ayant contribué au succès de votre événement.

Envoyer de l'argent au pourboire supplémentaire et le paiement final restant.

Développer le film. Assurez-vous de créer des CD afin de pouvoir télécharger des photos sur ofoto.com ou shutterfly.com. De cette façon, les autres membres de la famille peuvent acheter des copies de vos photos..

Donner ou distribuer restes de faveurs, décorations, brochures d'histoire familiale, etc..

Dans les 4 semaines suivant l'événement:

Suivi avec vidéographe et photographe pour savoir quand le matériel sera prêt pour la distribution.

Envoyer un e-mail ou un publipostage à tous les participants, résumant les festivités, les remerciant de leur présence et leur indiquant où ils peuvent acheter des photos, des vidéos ou tout autre élément de suivi de votre événement.