Votre liste de contrôle pour faciliter la planification de la réunion des familles de taille moyenne

Un guide hebdomadaire pour aider votre famille à créer une réunion de famille à laquelle tout le monde voudra assister.

Mis à jour: 17 juillet 2018 Sauvegarder Épinglette FB Getty Images Fox Spit, Île Whidbey, Washington, États-Unis d'Amérique

Une réunion de famille est un excellent moyen de rassembler votre famille, même si elle grandit et évolue. Il's une occasion de célébrer votre famille's histoire, réalisations récentes et nouveaux ajouts. Que ce soit un pique-nique dans le parc, un barbecue au bord de la plage, un rassemblement dans un parc d'état ou un rassemblement'À la maison, une réunion bien préparée attirera même les membres les plus éloignés de la famille pour un après-midi de divertissement sous le soleil.

Si vous'Si vous planifiez une réunion de famille pour environ 100 personnes,'Je souhaiterais commencer votre planification environ six mois à l’avance afin de susciter l’intérêt et de recruter des sous-ministres pour vous aider à y parvenir. Ici's une liste de contrôle pour vous aider, vous et votre famille, à démarrer!

6 mois avant

Avant de commencer sérieusement toute planification, vous devez déterminer qui souhaite assister à une réunion. Envoyez un questionnaire à votre famille par courrier électronique pour mesurer votre intérêt, obtenir une idée du nombre de personnes présentes et connaître les dates et les lieux qui fonctionneraient le mieux. Vous devez également vous renseigner sur le budget afin de savoir combien d'argent les gens sont disposés à dépenser pour l'événement. Essayez de donner des fourchettes pour le coût par personne'S facile à comprendre pour les gens. Utilisez un outil en ligne tel que Survey Hero pour concevoir un sondage simple gratuitement et partagez le lien avec les membres de la famille. La configuration du sondage en ligne vous aidera à organiser les réponses au fur et à mesure de leur arrivée.

À présent's aussi le temps de décider si la réunion aura lieu chez un membre de la famille's la maison ou un endroit différent. Les réunions à domicile sont souvent organisées par la matriarche ou le patriarche de la famille, en particulier lorsque'La maison familiale a joué un rôle important dans l’histoire familiale. Les fêtes de Noël turbulentes, les barbecues occasionnels de la fête du Travail et même les fêtes de remise des diplômes peuvent être de merveilleuses occasions de réunir des parents éloignés et des membres de la famille perdus depuis longtemps sous un même toit. Si votre espace est quelque peu limité, vous pourriez envisager de faire une réunion de famille "portes ouvertes", où les gens pourraient aller et venir tout au long de la journée. Que vous'Si vous organisez la réunion, ou grand-mère, assurez-vous d’avoir de l’aide. Engagez des tantes fiables pour cuisiner et des cousins ​​enthousiastes pour organiser des activités. Ou, si votre budget le permet, engagez un traiteur pour compléter vos repas maison et faire couler la boisson.

Avoir une réunion de famille dans un lieu autre qu'un membre de la famille's home signifie qu'aucune famille n'est responsable de tous les arrangements. Les tâches peuvent être réparties entre des familles élargies, ce qui allège le fardeau de la planification. Cela peut également vous permettre d'accueillir plus de personnes que n'importe quelle personne's la maison peut. Et, pour les membres de la famille qui voyagent, un lieu proposant d’autres activités de loisirs peut leur permettre de transformer la réunion en vacances en famille à part entière, en exploitant au mieux les dollars consacrés aux voyages..

5 mois avant

Demandez de l'aide et réunissez votre comité de planification de la réunion. Vous'Vous devrez trouver des parents fiables et enthousiastes qui pourraient prendre en charge:

• Trouver un lieu pour l'événement. Si vous're ne pas avoir la réunion chez un membre de la famille's la maison, vous'Vous devrez commencer à chercher un emplacement. Votre assistant devra rechercher des lieux qui répondent à divers intérêts, âges, capacités physiques et ressources financières. Les parcs familiaux en bord de mer ou au bord d'un lac sont idéaux; il y a des activités à faire sur l'eau et sur la terre ferme pour garder les enfants occupés et se prélasser sur la plage pour les adultes. De nombreuses zones de villégiature et parcs d'État disposent d'un "gestionnaire de destination" qui peut vous aider avec les détails de votre réunion. Consultez nos recommandations pour 10 endroits parfaits pour une réunion de famille afin de susciter quelques idées.
• Trouver de la nourriture pour l'événement. Si vous planifiez un potluck, quelqu'un devra déterminer le menu, attribuer des plats et d'autres aliments à chaque famille. Ils peuvent également avoir besoin d’organiser des installations de cuisson et / ou de grillades supplémentaires sur place. Ou si vous'Si vous ne prévoyez pas de manipuler vous-même toute la nourriture, votre aide devra trouver un traiteur.
• Décorations, invitations et signes. Confier à une personne le soin des documents imprimés contribuera à la cohérence du thème de l'événement..
• Activités et animations. Un membre de la famille sportive pourrait prendre en charge le filet de volley-ball, planifier des jeux pour les enfants et s’assurer que la musique est bien couverte. Le croquet, le badminton et le volleyball sont d'excellentes activités de groupe pour l'extérieur. Ou demandez à un cousin de créer une salle de jeux pour les enfants et prévoyez de stocker des jeux de société et d’autres activités pour occuper les enfants..
• Histoire de famille. Construire un arbre généalogique est un excellent moyen d'intégrer votre patrimoine à l'événement. Vous pouvez également envisager de créer un petit journal de famille pour mettre en valeur les événements familiaux récents, des faits particuliers et l’histoire..
• Photographie et / ou vidéo. Vous'Je veux enregistrer cet événement pour la postérité. Envisagez de créer une galerie de photos en ligne sur laquelle tout le monde peut partager ses photos après l'événement ou de créer un compte avec un service de livre de photos en ligne sur lequel vous pouvez créer des souvenirs pour les participants.. 
• Nettoyer. Solliciter plusieurs personnes pour cette tâche énorme!

Envisagez de gérer vos volontaires avec un outil tel que Signup Genius, qui vous permet de solliciter des volontaires et d'envoyer des messages de groupe et des rappels de tâches sans encombrer votre boîte de réception..

Vous devriez également avoir des discussions sur votre budget avec votre équipe de planification. En vous basant sur les commentaires que vous avez obtenus lors de votre enquête initiale, déterminez votre budget de travail afin de contrôler les coûts..

4 mois avant

J'espère que votre comité a fait ses devoirs! Quatre mois avant votre réunion de famille, prévoyez d’effectuer les tâches suivantes:

• Finaliser la date et le lieu. Découvrez les équipements disponibles: eau potable, piscine, grillades, vestiaires, espace intérieur (en cas de pluie), tables de pique-nique, etc..
• Discuter des thèmes et des horaires possibles.

Finaliser les plans pour les faveurs de la réunion et des souvenirs. Qu'il'Dans une vidéo, une brochure sur les antécédents familiaux ou des t-shirts, les membres de la famille voudront se souvenir de cette occasion mémorable. Voir Comment assembler le sac de bienvenue parfait pour une réunion de famille. Demandez à un membre artistique de la famille de concevoir un t-shirt, un chapeau, un sweat-shirt ou un autre vêtement personnalisé. Demandez au membre du comité chargé de l’histoire familiale de décrire's nécessaire pour un affichage de l’arbre généalogique ou une vidéo afin que vous're prêt à faire cette demande des membres de la famille.

3 mois avant

Avec les principaux détails de votre événement en place, il's le temps de faire passer le mot officiellement et de commencer à entrer dans les détails de la journée.

• Envoyer des invitations. Vous pouvez utiliser un service en ligne tel que Evite pour recevoir des invitations ou les envoyer par courrier électronique ou par courrier traditionnel. Dans tous les cas, vous devez inclure les éléments suivants:

Horaires, lieux, cartes, itinéraires, coûts et calendrier des événements finalisés.

Une option d'inscription pour des activités spécifiques, si nécessaire.

Affectations à des parents qui se sont portés volontaires pour apporter de la nourriture ou d'autres articles.

Une demande de photos et / ou d'histoires à inclure dans l'histoire de la famille ou la vidéo.

Inclure une date de RSVP, avec une adresse e-mail, numéro de téléphone ou adresse postale à laquelle ils peuvent répondre. Demander aux membres de la famille de fournir des informations sur leur logement ou leur arrivée, le cas échéant.

Suivi avec des volontaires et répartir les tâches selon les besoins.

Calendrier des événements et des activités. Sécurisez les professionnels ou les lieux de vos activités si nécessaire. Par exemple, réservez un terrain de balle molle ou embauchez des guides touristiques ou des instructeurs de yoga. Si la réunion sera chez quelqu'un's à la maison, demandez à vos proches ou à votre centre communautaire si vous pouvez emprunter du matériel de sport en plein air ou des jeux pour la salle de jeux. Envisagez d'avoir un téléviseur et un magnétoscope ou un lecteur de DVD dans la salle de jeux, ainsi que des vidéos adaptées à votre âge pour divertir les enfants lorsque tout le monde a besoin de temps mort.

Acheter des articles vous'll aura besoin d'activités artisanales.

Planifier et planifier les repas.

• Créez une liste de tous les repas que vous'tu mangeras ou la nourriture que vous'll faudra.
• Attribuez un aliment à chaque membre de votre famille. Assurez-vous de profiter de leurs spécialités culinaires, comme Tante May'salade de pommes de terre ou cousine Lynn'tarte aux myrtilles.
• Un buffet décontracté est probablement la meilleure approche pour une réunion à domicile, tout simplement parce qu’il permet aux gens de manger par quart. C'est également idéal si le nombre de places est limité.
• Si vous envisagez de faire appel à un traiteur, le moment est venu de le faire venir. Certains traiteurs gèreront simplement la cuisine, veilleront à ce que le buffet soit réapprovisionné et laisseront la boisson couler afin que vous puissiez profiter de la fête..
• Contacter les restaurants pour voir s'ils'll accueillir de grands groupes et faire des réservations puis si nécessaire.

2 mois avant

Les choses commencent à se concrétiser et le plaisir est proche! Restez au top de ces tâches organisationnelles et vous serez en pleine forme.

• Suivre les détails des participants. Commencez une liste de ceux qui ont confirmé leur présence, où ils'Ils resteront et quand ils'Je vais arriver. Si vous avez utilisé un système en ligne comme Evite pour envoyer vos invitations, il suivra les réponses. Mais gardez une feuille Google ou Excel avec toutes les autres informations au fur et à mesure que les réponses arrivent.
• Réserver du matériel de location comme un podium, un microphone, des tables ou des chaises.
• Confirmer les réservations de restaurant et fournissez votre estimation la plus récente.
• Faire les derniers achats.

Fournitures d'artisanat

Décorations

Des faveurs, des t-shirts personnalisés, des appareils photo jetables ou tout autre objet que vous prévoyez distribuer lors de la réunion.

Commandez des copies de l'histoire familiale ou de la vidéo.

1 mois avant

À 30 jours de la réunion, les premières tâches de votre liste de tâches mensuelles consistent simplement à confirmer les détails des plans que vous avez déjà en place..

• Confirmer avec les parents qui apportent de la nourriture ou d'autres fournitures.
• Confirmer les lieux de réunion.
• Confirmer les activités.
• Confirmer l'hébergement.

2 semaines avant

À présent's le temps de vérifier avec les volontaires qui ont été assignés des tâches spécifiques pour confirmer les temps et le compte final d'invité.

• Repas

Contacter les restaurants avec un compte final si nécessaire.

Commandez des plats de coupe à froid, des gâteaux ou d'autres articles de fête chez votre épicier ou votre boulanger local.

Contacter le traiteur avec un compte final si nécessaire.

Vendeurs

• Confirmez les détails avec votre photographe / vidéographe
• Confirmez les détails avec d'autres fournisseurs de services tels que des animateurs ou des guides touristiques

Décorations & Signalisation

• Acheter des décorations et des fournitures de dernière minute.
• Créer des enseignes et des bannières.

Nettoyer

• Confirmer les volontaires
• Prendre des dispositions pour donner les restes de nourriture à un refuge local ou à un garde-manger

2 jours avant

• Examiner les détails de la réunion avec les comités.
• Ramasser n'importe quel équipement de location, comme des chaises, des tables, etc..
• Préparer les derniers paiements et les pourboires pour tous les professionnels et vous aider'Nous avons embauché, comme le traiteur et le personnel d’attente. Placez-les ensemble dans des enveloppes séparées afin de pouvoir les distribuer rapidement au besoin tout au long de l'événement. N'oubliez pas que vous pouvez envoyer des conseils supplémentaires ultérieurement si leurs performances sont exceptionnelles. Sinon, un pourboire de 10 à 15 pour cent est habituel s'il's non inclus dans leur charge.

Le jour d'avant

• Mettre en place et décorer.
• Dormir un peu!

Après la réunion

Après l'événement, vous'Vous aurez quelques détails supplémentaires à régler. Dans les 2 semaines suivant l'événement, vous'll faudra:

• Écrire des notes de remerciement aux participants spéciaux, aux membres de la famille qui ont fait don de leur temps et de leur argent et à toute autre personne ayant contribué au succès de votre événement.
• Télécharger des photos sur un service de photos en ligne. Si vous avez pris des photos vous-même, téléchargez vos images sur un site comme Shutterfly ou Snapfish. Dans quelques semaines, vous pourrez partager le lien avec les participants et leur demander d’ajouter leurs photos à l’album que vous avez choisi.'Nous avons créé de sorte que les autres membres de la famille puissent acheter des copies de vos photos. Le fait de regrouper toutes les photos en un seul endroit vous permettrait également de créer un livre photo que d'autres pourront commander et un souvenir de l'événement..

Donner ou distribuer des restes de faveurs, décorations, brochures d'histoire familiale, etc..

Dans les 4 semaines suivant l'événement, prenez en charge les éléments suivants:

• Suivi avec vidéographe et photographe pour savoir quand le matériel sera prêt pour la distribution.
• Envoyer un e-mail ou un publipostage à tous les participants, résumant les festivités, les remerciant de leur présence et leur indiquant où ils peuvent acheter des photos, des vidéos ou tout autre élément de suivi de votre événement.